LEXIQUE BUREAUTIQUE : Definition G.E.D
Definition GED : Gestion Electronique de documents
Un outil de gestion électronique de documents, s'il est bien conçu, offre plusieurs avantages aussi bien sur le plan organisationnel que sur le plan du profit.
D'après une étude menée par le groupe ooPartners solutions, un outil de GED peut faire gagner jusqu'à 10 à 20% en efficacité de travail et 10% en efficience commerciale. Les temps de recherche et de diffusion de l'information sont de l'ordre des secondes.
Une diminution des coûts se fait aussi sentir. D'après les mêmes sources l'espace de stockage coûte beaucoup moins cher en méthode électronique. Sur les coûts de classement les entreprises réalisent dans la plupart des cas 50% de gain. Les coûts de recherche sont divisés par deux voire trois s'il s'agit d'une recherche d'archives et les coûts de diffusion sont réduits de 80 à 90%.
La centralisation des données constitue aussi une force pour un système de GED. En effet les informations sont stockées sur un serveur unique et les opérations se font via des requêtes écrites pas le concepteur. Ainsi le contrôle des accès devient facile rendant le système beaucoup plus fiable et plus sécurisé car il n y a qu'un seul serveur à administrer.
Par ailleurs, face à tous les apports de la GED pour le monde de l'entreprise, il n'en demeure pas moins que cette technologie émergente présente des failles :
Vulnérabilité des périphériques de stockage : même si les données sont centralisées, elles sont quand même sur un support physique (disque dur, CD-ROM, disque optique, etc) qui requiert souvent un environnement propre avec un climat plus ou moins stable. Le rythme frénétique de l'évolution technologique conduit aussi à une
obsolescence rapide des supports de stockage, ce qui impose alors un système assez sophistiqué pour
d'éventuelles migrations.
Un système dépendant des réseaux : faire de la GED en local (sans réseau) serait une entreprise assez aberrante car la composante de partage des informations ne serait pas alors disponible, donc la solution doit être déployée sur un intranet ou, mieux encore, sur un extranet. De ce point de vue, la GED présente un inconvénient car si le réseau n'est pas disponible, les données ne le seront pas.
Des contraintes d'ordre technique et financier :
* La mise en place d'un système de GED peut s'avérer difficile durant l'étape d'acquisition des données car, dans la plupart des cas, il s'agit d'intégrer des documents existants. Par exemple pour intégrer une image (photographie), il faut d'abord la numériser, ce qui n'est pas toujours facile techniquement car la qualité peut être altérée. Les accès concurrents peuvent aussi réduire la qualité du service.
* Les coûts de mise en place d'un système de GED peuvent aussi être élevés dans certaines structures surtout si elles possèdent des archives quantitativement importantes (ordinateurs, scanners, imprimantes, logiciels). La sécurité des informations peut aussi requérir des charges supplémentaires parce qu'il faut souvent louer les services d'un tiers de confiance quand une signature électronique est intégrée en vue de garantir l'authenticité des différents signataires.
(source wikipedia.fr)
Recherches apparentées :
GED, GEIDE, Gestion Electronique de Documents, Gestion Electronique de Documents pour l’entreprise, systeme informatise de gestion, outil de gestion electronique de documents.
